Oficjalna strona Facebook Gminy Świeszyno

Imieniny: Arkadii, Krystyna i Stanisławy
środa, 13 Listopad 2019

BIP

Herb Świeszyno

  • 4
  • 1
  • 2
  • 3
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8

Stanowisko ds. kancelaryjnych i gospodarczych (KG)

Dane kontaktowe:
 
Imię NazwiskoStanowisko / DziałTelefonEmail
Iga KulwiczBiuro obsługi interesanta94 3160120

i.kulwicz@swieszyno.pl

 

 

Do zadań samodzielnego stanowiska ds. kancelaryjnych i gospodarczych należy:

  1.   Przyjmowanie korespondencji, w tym poczty elektronicznej składanej przez interesantów.

  2.   Prowadzenie kancelarii elektronicznej urzędu.

  3.   Skanowanie dokumentów i wprowadzanie ich do aplikacji.

  4.   Rozdysponowanie korespondencji na poszczególne stanowiska pracy po jej dekretacji.

  5.   Nadzór i opieka nad elektronicznym obiegiem dokumentów.

  6.   Prowadzenie elektronicznej skrzynki podawczej:

1)    prowadzenie ewidencji korespondencji ESP w wersji papierowej;

2)    przyjmowanie dokumentów w ESP i nadawanie Elektronicznego Poświadczenia Odbioru (EPO);

3)    wysyłanie elektronicznej korespondencji w ramach ESP.

  7.   Obsługa głównego konta poczty elektronicznej Urzędu Gminy Świeszyno.

  8.   Obsługa interesantów, udzielanie rzetelnych i kompleksowych informacji interesantom w sprawach przez nich zgłaszanych, wydawanie druków zgodnie z obowiązującymi procedurami dla spraw realizowanych przez komórki merytoryczne, zapewnienie pomocy w celu prawidłowego wypełniania formularzy i wniosków.

  9.   Przyjmowanie składanych dokumentów, za wstępną weryfikacją pod względem ich kompletności i poprawności, udzielanie merytorycznej pomocy mającej na celu usuwanie braków w dokumentacji, opracowywanie materiałów niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań na zajmowanym stanowisku.

 10. Wykonywanie czynności kancelaryjnych i bieżące rejestrowanie przyjętych wniosków, a przed ich wydaniem potwierdzenie odbioru przez interesanta.

 11. Monitorowanie załatwiania wniesionych spraw, w tym pozyskiwanie informacji z komórki merytorycznej w zakresie zaawansowania rozpatrywanych spraw i ewentualnego sposobu zakończenia sprawy.

 12. Udostępnianie interesantom materiałów informacyjno –promocyjnych gminy.

 13. Przygotowywanie korespondencji do wysłania i nadawanie w placówce pocztowej.

 14. Zapewnienie usługi wysyłania korespondencji przez operatora publicznego.

 15. Zaopatrywanie pracowników urzędu w materiały biurowe i środki czystości zgodnie z zapotrzebowaniem.

 16. Dbanie o estetyczny wygląd tablic informacyjnych i aktualizowanie danych w nich umieszczonych.

 17. Organizacja funkcjonowania urzędu gminy poprzez zapewnienie usług: telekomunikacyjnych, energetycznych, wodno - kanalizacyjnych, odbiór odpadów, ogrzewanie budynku, ochrona elektroniczna budynku, zasilanie awaryjne, drobne naprawy.

 18. Sprawdzanie, weryfikacja i opisywanie rachunków związanych z funkcjonowaniem urzędu.

 19. Prowadzenie i obsługa terminala kasowego, przyjmowanie wpłat bezgotówkowych.

 20. Prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

 21. Obsługa centrali telefonicznej urzędu.